Przy projektach budowlanych realizowanych na podstawie umów zaprojektuj i wybuduj zakres prac niezbędnych do wykonania wyznacza program funkcjonalno-użytkowy (PFU) przygotowywany przez zamawiającego. Ewentualne różnice pomiędzy treścią PFU, a zakresem dokumentacji projektowej przygotowywanej przez wykonawcę w toku realizacji umowy mogą mieć przełożenie powstanie roszczenia o obniżenie lub podwyższenie wynagrodzenia wykonawcy, w zależności od tego z jakich przyczyn doszło do powstania rozbieżności pomiędzy PFU, a projektem.
Dane wyjściowe na temat zakresu robót do wykonania wynikać powinny z PFU. Jeśli jest nieprecyzyjne – tym gorzej dla autora PFU. Wynika to stąd, że oferta na wykonanie robót budowlanych przygotowywana jest w oparciu o zakres prac niezbędny do wykonania wskazany w PFU. Projekt powinien więc następnie uwzględniać wykonanie robót niezbędnych (stanowiących naturalną konsekwencję procesu budowlanego) w zakresie wykonania prac wynikających z PFU (np. jeśli PFU przewiduje malowanie powierzchni, to naturalną konsekwencją tych prac jest konieczność zagruntowania powierzchni przed malowaniem i usunięcie/zaszpachlowanie DROBNYCH ubytków i szczelin w ścianie, ale już nie będzie nią zdzieranie całej gładzi i jej odtwarzanie przed malowaniem).
Jeśli na etapie projektowania wychodzą na jaw nowe okoliczności, które nie były znane na etapie ofertowania, a muszą zostać uwzględnione, żeby prace należycie wykonać, to powinny one zostać zaprojektowane. Ważną kwestią jest notyfikowanie zamawiającemu z wyprzedzeniem, że dostarczona przez niego dokumentacja nie nadaje się do wykonania robót lub też teren budowy jest inny niż deklarowano/przewidywano na etapie oferty. Jeśli są wątpliwości co do podstawy takiej notyfikacji, w piśmie/mailu do zamawiającego zawsze warto podać jako podstawę prawną art. 651 KC. Taka notyfikacja powinna mieć miejsce przed dodaniem zamawiającemu dodatkowego tematu do projektu. Jej konsekwencją powinna być pisemna notatka (porozumienie) co do tego jak dany problem zostanie rozwiązany.
Naturalną konsekwencją konieczności wykonania prac dodatkowych/zamiennych, które muszą być w danej sytuacji zaprojektowane, jest konieczność uwzględnienia tych okoliczności w zmienionym wynagrodzeniu wykonawcy. Porównujemy wówczas stan zakładany z PFU, ze stanem zaprojektowanym. Fakt, że inwestor projekt zaakceptował nie oznacza, że strony uznały że wykonawca ma wykonać wszystko w ramach wynagrodzenia podstawowego (oczywiście zakładając, że poruszamy się w wynagrodzeniu ryczałtowym). To oznacza jedynie, że w zakresie objętym zidentyfikowanym wcześniej problemem strony uzgodniły sposób jego rozwiązania tak jak to opisano w projekcie.
Jeśli efektem notyfikacji, o której mowa powyżej jest sygnał zwrotny ze strony zamawiającego o tym, że skoro jest problem, to jest ryczałt, a więc wykonawca ma wszystko zrobić co trzeba, to wpadamy ewidentnie w spór co do rozliczenia wynagrodzenia na przyszłość, ale daje nam to lepszą pozycję startową co do tego jak prowadzić negocjacje. Jeśli jednak pomimo zidentyfikowania problemu i przekazania przez wykonawcę informacji/propozycji jak należy go rozwiązać, zamawiający utrzymuje, że chce żeby wykonawca zrobił tylko to i dokładnie to co wynika z PFU (w formule „zaprojektuj i wybuduj”) lub z projektu (przy umowach w formule „buduj”), to wówczas po naszej stronie ważnym etapem jest przekazanie zamawiającemu jasnej informacji o konsekwencjach jego decyzji PRZED PRZYSTĄPIENIEM DO WYKONANIA ROBÓT.
Przykład:
Stan faktyczny: PFU określa konieczność wykonania klimatyzacji w biurach. Przygotowano projekt, z którego wynika konieczność montażu dwóch jednostek. Projekt uzyskuje zatwierdzenie zamawiającego, wydane jest pozwolenie na budowę. Na etapie realizacji okazuje się, że wystarczające jest zamontowanie jednej jednostki klimatyzacji. Czy możliwe jest załatwić to wprowadzeniem zmiany nieistotnej. Zamawiający oczekuje zmniejszenia z tego tytułu wynagrodzenia. Czy ma rację?
Odpowiedź: Nie, ponieważ ciągle zapewniamy osiągnięcie oczekiwań określonych w PFU. Niezależnie od tego czy wykonamy to jedną jednostką, dwiema, czy pięcioma. Nie zmienia sytuacji fakt, że w projekcie założyliśmy coś, a teraz chcemy to zmienić – zarówno projekt pierwotny jak i ten zamienny gwarantuje osiągnięcie oczekiwanego efektu.
Ponownie, trzymamy się założeń PFU, a nie projektu. Każdorazowo odnosimy się do momentu (dokumentu), który stanowił podstawę sporządzenia oferty przez wykonawcę. Jeśli wg. PFU mieliśmy osiągnąć jakieś parametry, a kwestie projektowania są po naszej stronie, to musimy zrobić tak, żeby osiągnąć te parametry. Wobec tego, jeśli parametry zgodne z PFU zostały zaprojektowane, to zmiana rozwiązań projektowych, przy jednoczesnym utrzymaniu parametrów nie może wiązać się ze zmianą wynagrodzenia wykonawcy. Jeśli jednak PFU wspomina o tym ile jednostek klimatyzacji ma być zainstalowanych (niezależnie od osiągnięcia danych parametrów) to zmniejszenie założeń projektowych poniżej tej liczby będzie wiązało się z koniecznością obniżenia wynagrodzenia.
Osobną kwestią jest to, w jaki sposób zatwierdzona ma być zmiana w projekcie (chociażby nieistotna z perspektywy prawa budowlanego) w procesie realizowanym w formule zaprojektuj i wybuduj. Po sprzedaniu projektu zamawiającemu, co do zasady to on staje się jego dysponentem i właścicielem, a więc także podejmuje decyzje na temat wprowadzenia zmian w projekcie (również nieistotnych) przy założeniu zachowania nadzoru autorskiego samego projektanta. Skoro więc coś już zostało zaprojektowane w określony sposób i przekazane zamawiającemu w projekcie, to w gestii zamawiającego będzie zdecydowanie o zgodzie na wprowadzenie zmian (niezależnie od tego, czy będą miały wpływ na wynagrodzenie wykonawcy).
Swoje zasady wprowadzania zmian w projekcie może wprowadzać w danym wypadku umowa z zamawiającym.
W tym przykładzie zamawiający może więc nie wyrazić zgody na zmianę bo taki projekt został już zaakceptowany. Nie chodzi w tym wypadku o zmianę wynikającą z konieczności usunięcia błędu w projekcie. W tym stanie faktycznym wykonawca powinien przewidzieć kwestię policzenia klimatyzacji na etapie projektowania. Jeśli wtedy wyszło wam, że potrzebnych jest więcej jednostek, to późniejsza zmiana tego stanu rzeczy może spotkać się z zasadnym oporem po stronie zamawiającego.
