Odpowiedź na to pytanie jest niezwykle prosta. Są to koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zabezpieczenia/zachowania źródła przychodów. Proste, prawda? Nie do końca.
Po pierwsze, mamy katalog art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: PIT). Tutaj warto zajrzeć w pierwszej kolejności, jeśli nie jesteśmy pewni, czy coś będzie kosztem uzyskania przychodu.
Wydatek aby go uznać za koszt uzyskania przychodu musi ponadto być wyraźnie i dokładnie udokumentowany, a także odzwierciedlać jakieś realne zdarzenie gospodarcze. Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku (sygn. akt II FSK 1801/20) wskazał, że dokumentacja księgowa musi być z takim zdarzeniem powiązana, nie należy tworzyć fikcyjnych wydatków. O jaką dokumentację chodzi? Faktury, paragony, ale też dowody rzeczowe w postaci umów, potwierdzeń odbioru czy wydania oraz wiele innych. Warto pamiętać o dochowaniu formy pisemnej. Istnieją trzy główne przesłanki uznania wydatku za koszt uzyskania przychodu:
- faktyczne poniesienie wydatku
- wydatek ma związek z prowadzoną działalnością gospodarczą (z PKD)
- wydatek poniesiono w celu uzyskania przychodu lub zwiększenia/zachowania/zabezpieczenia źródła przychodów
Zawsze chciałem mieć Mercedesa na firmę.
Na przykładzie samochodu wyjaśnić warto uznanie za koszty uzyskania przychodu wydatki amortyzacyjne. Pan Mateusz prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą i planuje zakupić samochód za gotówkę. Auto kosztuje 250.000 zł, czy koszty amortyzacyjne będzie mógł zaliczyć jako KUP? Tak, ale tylko do kwoty 150.000 zł. Inaczej sprawa się ma, jeśli pan Mateusz weźmie auto w leasingu. Wówczas art. 23 ust. 4 pkt. b PIT nie będzie miał zastosowania, a koszty amortyzacji, jak również pełny koszt leasingu będzie można zaliczyć jako koszty uzyskania przychodu.
A co z pożyczką?
Wydatków poniesionych z tytułu spłaty kredytu lub pożyczki również nie można zaliczyć jako kosztów uzyskania przychodu. Jak wskazała Izba Skarbowa w Warszawie w piśmie z 7 sierpnia 2012 roku, spłata samego kapitału kredytu (pożyczki) nie stanowią kosztów uzyskania przychodu. Kredyt (pożyczka) służy wyłącznie pozyskaniu środków, bez względu na to, jak uargumentujemy cel zaciągnięcia takiego zobowiązania. Ale warto zaznaczyć, że kosztami uzyskania przychodu będą skapitalizowane odsetki w postaci dodatkowych kosztów kredytu. Należy takie odsetki rozliczyć, wpisując je do kolumny 13 księgi przychodów i rozchodów. Uwaga, nie można tam wpisać odsetek przyszłych, nawet, jeśli wynikają one z harmonogramu przedstawionego przez bank. Dotyczy to wyłącznie już spłaconych i zaksięgowanych odsetek.
Czy podatki to koszty uzyskania przychodu?
Istnieją podatki, które podlegają wyłączeniu, a więc np. podatek dochodowy, podatek od spadków i darowizn, czy danina solidarnościowa nie będą kosztami uzyskania przychodu. Pełny katalog zawarto w art. 23 PIT. Co do zasady wyłączeniu podlega także podatek od towarów i usług, ale np. w sytuacji, gdy taki podatek będzie należny, ale towary i usługi przekazane przez podatnika zostaną na potrzeby reprezentacji i reklamy, a wysokość samego podatku regulują odrębne przepisy, wówczas możliwym będzie uznanie go za koszty uzyskania przychodu. Wyjątków jest więcej.
A co ze składką zdrowotną?
Od stycznia 2022 roku nie jest już możliwe odliczenie składki zdrowotnej od podatku. W katalogu wyłączeń z art. 23 PIT znalazły się one również. Niemniej mamy wyjątki: jeśli składki zdrowotne zapłacone (a więc nie przyszłe) zostały w danym roku podatkowym na podstawie ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych z tytułu pozarolniczej działalności gospodarczej lub za osoby współpracujące z podatnikiem opodatkowanym zgodnie z art. 30c, takie składki zaliczymy jako koszty uzyskania przychodu, jednak do kwoty 8.700 zł.
Zaliczanie wydatków jako kosztów uzyskania przychodu nie należy do najłatwiejszych. Warto korzystać z indywidualnych interpretacji podatkowych, jak również z obu katalogów z art. 22 oraz 23 PIT.