COMPLIANCE – czym jest i jak może pomóc?

COMPLIANCE – czym jest i jak może pomóc?
14 października 2019

Najprościej rzecz ujmując, celem compliance jest zapewnienie zgodności prowadzonej działalności w zgodzie z obowiązującymi przepisami prawa. Instytucja ta jest już mocno spopularyzowana poza granicami kraju, jednakże powoli zaczyna przenikać także na rynek polski. Jej znaczenie może znacznie wzrosnąć, jeżeli nowa ustawa o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźba kary wejdzie w życie.

Aby zapewnić funkcjonowanie przedsiębiorstwa w zgodzie z obowiązującymi przepisami prawa, niezbędne jest ustalenie, którego obszary podmiotu zbiorowego są szczególnie narażone na złamanie prawa. Istotne jest bowiem, aby jak najszybciej zidentyfikować potencjalne zagrożenia i w miarę możliwości je wyeliminować i im zapobiegać. Aby to osiągnąć, przeprowadzić należy tzw. audyt compliance, którego celem będzie ustalenie powyższych zagrożeń i niebezpieczeństw.

W oparciu o wynik audyt compliance konieczne będzie opracowanie procedur i rozwiązań, które w możliwie najpełniejszy sposób pozwolą zabezpieczyć podmiot zbiorowy przede ryzykiem popełnienia czynów zabronionych. Rzecz jasna nie ma jednego wzorca compliance, który będzie skuteczny dla każdego przedsiębiorcy. Inne bowiem zagrożenia występować będą u dewelopera, a inne u podmiotu, które stale ma do czynienia z prawem zamówień publicznych, a jeszcze inne u przedsiębiorcy z branży hotelarskiej. Procedury przedsiębiorstwa muszą być jak najbardziej zindywidualizowane i odpowiadać potrzebom i działalności danego przedsiębiorcy. Niemniej jednak da się wskazać pewne elementy wspólne, takie jak np. kodeks etyki lub polityka antykorupcyjna. Compliance może obejmować również szkolenia dla pracowników i kadry menedżerskiej, albowiem osoby te często nie zdają sobie sprawy z tego, iż określone działanie może nosić znamiona czynu zabronionego.

Dlaczego znaczenie compliance zwiększy się wraz z wejście w życie nowej ustawy o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźba kary wejdzie w życie? To na przedsiębiorcy będzie spoczywał ciężar wykazania, iż zrobił wszystko co było możliwe (tzw. należyta staranności) i postępował zgodnie z odpowiednimi zasadami, tj. m.in. wprowadził skuteczny system compliance. Elementem całego systemu jest tzw. compliance officer, odpowiedzialny m.in. za prawidłowe wdrażanie systemu compliance i stałem monitorowanie zagrożeń. Osoba taka winna cechować się wysoką znajomością zagadnień z zakresu prawa i ekonomii, jak również funkcjonowania przedsiębiorstw. Nie ulega jednak wątpliwości, iż ze względu na szerokie spektrum potencjalnych obszarów, którymi powinien zajmować się compliance officer, w wielu sytuacja zadania te będą realizowane przez kilku specjalistów, z których każdy zajmował się będzie inną dziedziną.

Dotychczas wielu przedsiębiorców unikało wdrażania systemu compliance, albowiem – co oczywiste – wiąże się on z dodatkowymi kosztami. Należy jednak zadać sobie pytanie, czy kosztów tych nie warto ponieść, tak aby po prostu spać spokojnie? Nawet bowiem, jeśli projektowane zmiany nie wejdą w życie, wdrożenia systemu compliance może zapewnić tylko same korzyści, albowiem kontrahenci, zwłaszcza zagraniczni będą spoglądać na takiego przedsiębiorcę z większym zaufaniem.