Zgodnie z prawem, każda osoba prawna działa przez swoje organy, w sposób przewidziany w ustawie oraz w oparciu o jej statut. Właśnie statut osoby prawnej przewiduje m.in. sposób powoływania na stanowisko członka zarządu, czy rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej. Jednak możemy sobie wyobrazić sytuację, w której z przyczyn losowych organ traci członka. Warto się zabezpieczyć na taką okoliczność, w odpowiedni sposób formułując statut.
Kiedy organ nie może działać?
Wyobraźmy sobie spółkę akcyjną. W jej przypadku obligatoryjne jest utworzenie trzech organów: zarządu, walnego zgromadzenia akcjonariuszy oraz rady nadzorczej. Spółka ma dość dużą dowolność w kształtowaniu mechanizmów powoływania członków organów, pod warunkiem, że określi tę materię w statucie. Na przykład na mocy ustawy członków zarządu spółki akcyjnej powołuje i odwołuje rada nadzorcza, jednak statut spółki może stanowić inaczej. Rada Nadzorcza spółki akcyjnej zgodnie z art. 385 §1 kodeksu spółek handlowych musi składać się z minimum trzech członków lub pięciu, gdy spółka jest publiczna. Problem może pojawić się w sytuacji np. odwołania członka Rady Nadzorczej. Braki osobowe w składzie organu mogą wiązać się z opieszałością przy podejmowaniu uchwał, co bezpośrednio przekłada się na działanie zarówno organu, jak i całej spółki. Warto zabezpieczyć się na taki wypadek, odpowiednio formułując statut spółki.
Kooptacja
Często stosowaną klauzulą statutową jest sformułowanie pozwalające organowi na wybór członków samodzielnie. W sytuacji wystąpienia uszczuplenia składu organu warto sformułować tzw. klauzulę kooptacji. Kooptacja jest niczym innym jak uzupełnieniem składu organu. I warto w statucie dokładnie określić mechanizm kooptacji, np. wskazując, że w sytuacji śmierci członka Rady Nadzorczej lub rezygnacji z pełnienia funkcji to pozostali członkowie Rady, a nie „Rada” będą umocowani do podjęcia uchwały w przedmiocie powołania danej osoby do sprawowania funkcji członka Rady Nadzorczej. W poprzednim akapicie opisana została sytuacja odwołania. Warto wskazać, że kooptacji nie należy stosować w przypadku odwołania członka organu w wyniku podjęcia uchwały. Doktryna jest zgodna, że mogłoby to rodzić daleko idące konsekwencje i skutkować nienależytym stosowaniem prawa, a nawet jego nadużyciem, przede wszystkim w postaci usuwania „niewygodnych” członków organu, gdy jest to bezcelowe i nie służy interesom spółki, a wyłącznie indywidualnym interesom danych akcjonariuszy lub wspólników.
Kooptacja w stowarzyszeniu i fundacji
Stowarzyszenia oraz fundacje cieszą się naprawdę sporą popularnością. Zgodnie z art. 30 ust. 1 ustawy prawo o stowarzyszeniach, jeśli stowarzyszenie nie posiada zarządu zdolnego do działań prawnych, sąd na wniosek organu nadzoru lub z inicjatywy własnej ustanawia kuratora stowarzyszenia. Możemy sobie wyobrazić sytuację, w której braki osobowe zarządu stowarzyszenia, analogicznie jak w opisanej sytuacji spółki akcyjnej, będą skutkowały niemożnością podejmowania decyzji przez zarząd, na dodatek powstaje konieczność powołania kuratora. Rozwiązaniem poza stosowaniem klauzuli kooptacji powszechnie stosowanym jest określanie tzw. „widełkowego” przedziału liczebności organu, a więc niewskazywanie, że „Zarząd składa się z 5 członków”, a zamiast niego „Zarząd składa się z od trzech do pięciu członków”. W tej sytuacji łatwiej przeciwdziałać losowym brakom w składzie organu. Warto wskazać, że klauzule dotyczące uzupełniania składu organu muszą znaleźć się w statucie stowarzyszenia lub fundacji, gdyż oznaczenie tej materii w regulaminach wewnętrznych organów stanowi naruszenie prawa i jest nieważne ex lege, a więc z mocy samego prawa.
Jak może wyglądać klauzula kooptacji?
Przykładów takich klauzul jest wiele i konkretne jej brzmienie może się różnić w zależności od charakteru, wielkości podmiotu, czy wielu innych czynników. Jako sztandarowy przykład kooptacji można wskazać zapis traktujący o tym, że organ może uzupełnić swój skład w miejsce tych członków, których mandat wygasł w wyniku zdarzenia losowego (warto takie zdarzenie wskazać), nie więcej jednak niż o połowę ogólnej liczby członków Zarządu powołanych zgodnie ze statutem. Jednak należy wskazać, że problematyka kooptacji jest skomplikowana. Statut czy umowa spółki muszą być spójne, a klauzula kooptacji nie powinna być przepisem ad hoc, tworzonym bez ujęcia pozostałych postanowień wyżej wskazanych dokumentów. Dlatego odpowiedzi na pytanie, jak określić kooptację, należy udzielać indywidualnie dla każdego przypadku.