By zgodnie z prawem przetwarzać dane osobowe, musi zajść jedna z przesłanek dopuszczających przetwarzanie danych osobowych, o których mowa w art. 23 ustawy o ochronie danych osobowych. W szczególności przetwarzanie danych jest dopuszczalne wtedy, gdy osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę lub jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Uprawnienie pracodawcy do przetwarzania danych pracownika lub kandydata na pracownika wynikać będzie z odpowiedniego przepisu prawa, jednak jest mocno ograniczone jeżeli chodzi o zakres przetwarzanych danych.

Artykuł 22¹  Kodeksu pracy określa dokładnie zakres danych osobowych, które może pozyskać pracodawca od pracownika oraz osoby ubiegającej się o zatrudnienie. Zgodnie z tym artykułem, pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących: imię (imiona) i nazwisko, imiona rodziców, datę urodzenia, miejsce zamieszkania (adres do korespondencji), wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Zakres danych osobowych, których pracodawca może żądać od pracownika (ale nie od kandydata) jest nieco szerszy. § 2 przepisu upoważnia pracodawcę do żądania innych danych osobowych pracownika poza wymienionymi w § 1, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy, jak również numeru PESEL pracownika. Ponadto, pracodawca jest uprawniony do uzyskania od pracownika innych danych osobowych niż wyżej określone, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów (§ 4 cytowanego przepisu).

Natomiast art. 22¹ § 3 Kodeksu pracy wskazuje, że udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą. Pracodawca ma prawo żądać udokumentowania danych osobowych osób, o których mowa w § 1 i 2.

Co do powyższego zakresu danych kandydata na pracownika, nie jest konieczne złożenie przez pracownika oświadczenia o wyrażeniu zgody na przetwarzanie jego danych osobowych do celów rekrutacji.

Z drugiej jednak strony, kandydat lub pracownik, może sam z własnej woli udostępnić dodatkowe informacje na swój temat, np. zdjęcie. Wtedy wyrażona przez niego zgoda na wykorzystanie dobrowolnie podanych danych będzie elementem legalizującym przetwarzanie tych danych na potrzeby naboru przez pracodawcę. Warto jednak zaznaczyć, że żadne przepisy prawa nie nakładają obowiązku przekazywania pracodawcy przez kandydata do pracy swojego zdjęcia (niezależnie od formy jego udostępnienia), a więc nie legalizują stawianego przez pracodawcę wymogu.

Co więcej, warto wskazać, że pracodawca nie może sugerować kandydatowi do pracy zakresu innych danych, które z własnej woli  kandydat miałby przekazywać. W tej sytuacji bowiem nie można byłoby uznać „zgody” kandydata za przesłankę zezwalającą na pozyskiwanie danych (np. zdjęć) na potrzeby rekrutacji, gdyż w relacjach pracodawca – kandydat do pracy trudno byłoby uznać ją za dobrowolną (wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 1 grudnia 2009 r., sygn. akt I OSK 249/09). Sąd uznał, że „Brak równowagi w relacji pracodawca pracownik stawia pod znakiem zapytania dobrowolność w wyrażeniu zgody na pobieranie i przetworzenie danych osobowych (fotografii). Tym samym uznać należy, że przetwarzanie zdjęcia jest możliwe jedynie wtedy, gdy kandydat samodzielnie zadecydował o przekazaniu zdjęcia i nie był nagabywany o to przez przyszłego pracodawcę.”

Zobacz naszą pełną ofertę: ochrona danych osobowych