Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy w razie zaistnienia wypadku przy pracy pracodawca jest obowiązany ustalić okoliczności i przyczyn tego wypadku. Szczegółowe regulacje w tym zakresie zostały zawarte w Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 1 lipca 2009 r. w sprawie ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy.
Rozporządzenie nakłada na pracodawcę szereg obowiązków, które mają na celu jednoznaczne ustalenie czy doszło do wypadku przy pracy, a także jakie były okoliczności i przyczyny tego wypadku. Jednym z obowiązków pracodawcy jest powołanie zespołu powypadkowego, który wykonuje czynności związane z ustalaniem okoliczności wypadku i sporządza protokół ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy, czyli tzw. protokół powypadkowy. Pracodawca dokonuje natomiast ostatecznego zatwierdzenia tego protokołu.
Pracownik ma co prawda prawo brać udział w procesie ustalania okoliczności wypadku i składać odpowiednie wyjaśnienia, ale nie ma wpływu na to, jaką ostateczną treść protokołu powypadkowego zatwierdzi pracodawca i czy treść tego protokołu będzie prawidłowa. Protokół zatwierdzony przez pracodawcę może bowiem zawierać stwierdzenia bezpodstawne lub nieprawdziwe, może w nim brakować stwierdzeń mających wpływ na prawo ubezpieczonego pracownika do otrzymania świadczeń z ubezpieczenia wypadkowego, możliwe jest także błędne stwierdzenie w protokole, że zdarzenie nie stanowiło wypadku przy pracy lub że doszło do niego z winy pracownika.
Należy podkreślić, że protokół powypadkowy to podstawowy dokument, którym pracownik posługuje się przed Zakładem Ubezpieczeń Społecznych ubiegając się o świadczenia z ubezpieczenia wypadkowego. ZUS ma prawo odmówić prawa do świadczeń, jeśli w protokole powypadkowym stwierdzone zostało, że zdarzenie nie stanowiło wypadku przy pracy (art. 22 ustawy wypadkowej) lub że wyłączną przyczyną wypadku było udowodnione naruszenie przez pracownika przepisów dotyczących ochrony życia i zdrowia, spowodowane przez niego umyślnie lub wskutek rażącego niedbalstwa. Błędny protokół powypadkowy stanowi zatem duży problem dla pracownika, ponieważ może uniemożliwić mu uzyskanie należnych świadczeń z ZUS.
Pracownik ma na szczęście prawo kwestionować błędny protokół zatwierdzony przez pracodawcę i może wnieść do sądu pracy powództwo przeciwko pracodawcy o sprostowanie protokołu powypadkowego. Sąd Najwyższy wielokrotnie wskazywał, że pracownik może wystąpić z takim żądaniem na drogę sądową. Takie roszczenie oparte jest o przepis art. 189 Kodeksu postępowania cywilnego (zob. wyr. Sądu Najwyższego z dnia 6 stycznia 2010 r., I PK 144/09; wyr. Sądu Najwyższego z dnia 3 lipca 2001 r., II UKN 460/00). Na drodze sądowej można dochodzić ustalenia, że zdarzenie stanowiło wypadek przy pracy (jeśli w protokole powypadkowym uznano inaczej), a także prostować okoliczności oraz przyczyny tego wypadku, zwłaszcza w sytuacji, w której odpowiedzialnością za powstanie wypadku pracodawca obciążył pracownika.