Nowelizacja Kodeksu pracy wchodząca w życie 7 kwietnia 2023 r. wprowadza regulacje dotyczące pracy zdalnej. Nowe przepisy określają m.in. definicję pracy zdalnej oraz to jakie materiały i narzędzia do pracy jest zobowiązany dostarczyć pracownikowi pracodawca.
Co to jest praca zdalna?
Jednym z najistotniejszych elementów wprowadzonych przez nowelizację jest nowa definicja pracy zdalnej. Do tej pory obowiązywała definicja telepracy, która została zastąpiona przez nowe szersze pojęcie. W art. 67¹⁸ czytamy, że praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Co ciekawe przepis wprowadza obowiązek poinformowania pracodawcy o miejscu w którym będzie wykonywana praca zdalna – do tej pory pracownik miał dowolność wyborze miejsca z którego będzie pracował.
Jak wprowadzić pracę zdalną?
Praca zdalna może zostać wprowadzona już na etapie zawierania umowy o pracę lub w czasie trwania zatrudnienia. Pracodawca może wydać pracownikowi polecenie pracy zdalnej w dwóch przypadkach:
- w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu;
- w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej (np. pożar, powódź).
Kto może wnioskować o pracę zdalną?
Zgodnie ze znowelizowanymi przepisanie pracownik może zawnioskować o pracę zdalną. Wniosek taki przysługuje m.in.:
- pracownicy w ciąży;
- pracownikom wychowującym dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia;
- pracownikom sprawującym opiekę nad członkiem najbliższej rodziny lub domownikiem, posiadającym orzeczenie o niepełnosprawności;
- części pracowników, którzy na podstawie dotychczasowych przepisów uprawnieni byli do złożenia u pracodawcy wiążącego wniosku o wykonywanie pracy w indywidualnym, przerywanym lub ruchomym systemie czasu pracy.
Kto nie może pracować zdalnie?
W nowelizacji ustawodawca wykluczył, także pewne rodzaje pracy z możliwości jej zdalnego wykonywania. Są to prace szczególnie niebezpieczne, które mogą być wykonywane jedynie przy zastosowaniu reżimu sanitarnego oraz przy zastosowaniu odpowiednich środków bezpieczeństwa. Zaliczają się do nich m.in.:
- prace szczególnie niebezpiecznie;
- prace, w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych;
- prace z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie, o których mowa w przepisach bhp;
- prace związane ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy;
- prace powodujące intensywne brudzenie.
Obowiązki pracodawcy związane z pracą zdalną
W związku ze wprowadzeniem pracy zdalnej nowelizacja nakłada na pracodawców szereg obowiązków. Pracodawca jest zobowiązany dokładnie określić zasady pracy zdalnej w porozumieniu ze związkami zawodowymi lub w regulaminie pracy. Jeżeli porozumienie nie zostało zawarte a regulamin nie został wydany, pracodawca zobowiązany jest przekazać pracownikowi zasady pracy zdalnej najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy.
Zasady pracy zdalnej powinny obejmować:
- grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną;
- zasady zwracania kosztów pracy zdalnej oraz jej ekwiwalentu lub ryczałtu;
- zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy;
- zasady kontroli w zakresie wykonywania pracy, bezpieczeństwa i higieny pracy;
- zasady przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych, instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy;
- w niektórych przypadkach – określenie jednostki organizacyjnej pracodawcy, w której strukturze znajduje się stanowisko pracy pracownika wykonującego pracę zdalną.
Pracodawca ma też obowiązek zapewnić pracownikowi materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne niezbędne do wykonywania pracy zdalnej oraz powinienem pokrywać koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy oraz pokrywać inne koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej.