Zgromadzenie wspólników stanowi jeden z kluczowych organów spółki z o.o. Większość strategicznych decyzji dla tej spółki jest podejmowanych właśnie podczas wspólnego obradowania udziałowców podejmujących uchwały. Zjawiskiem pożądanym w stosunkach korporacyjnych jest troska wszystkich wspólników o to, aby podczas zgromadzenia reprezentowany był kapitał zakładowy niezbędny do uzyskania wymaganego prawem kworum, zaś po stronie zarządu – dbanie o należyte zwołanie zgromadzenia. Nie zawsze jednak udział zarządu w organizacji zgromadzenia jest konieczny, co z jednej strony może upraszczać działanie spółki, lecz z drugiej narażać ją na błędne podejmowanie uchwał przy (celowym bądź niecelowym) sprzeciwianiu się któregokolwiek wspólnika organizacji zgromadzenia w „uproszczonym” trybie. W jaki sposób można doprowadzić do zablokowania takiego zgromadzenia? Czy spółka może w jakikolwiek sposób się przed tym bronić?
Formalne zwołanie zgromadzenia – czy jest to konieczne?
W teorii, najogólniej mówiąc, to zarząd – co do zasady – zwołuje zgromadzenie (art. 235 § 1 Kodeksu spółek handlowych), zawiadamiając o nim wszystkich wspólników. Niekiedy może to być inny organ (np. rada nadzorcza lub komisja rewizyjna), jeśli zarząd nie podejmie stosownych działań, a nawet zupełnie inne podmioty, określone w umowie spółki (art. 235 § 2 – 3 k.s.h.). Wspólnicy muszą być należycie o zgromadzeniu zawiadomieni, z podaniem skonkretyzowanego porządku obrad i ze wskazaniem ich miejsca oraz terminu. Wszelkie elementy tej procedury muszą być skrupulatnie wypełnione, ponieważ wadliwe zwołanie zgromadzenia może skutkować stwierdzeniem nieważności podjętych na nim uchwał. Zasadniczo zatem ustawodawca przewidział formalny tryb organizacji obrad.
W praktyce jednak – zwłaszcza w mniejszych (np. rodzinnych) spółkach z o.o. – wszyscy wspólnicy bardzo często spotykają się spontanicznie lub co prawda w wyniku zwołania zgromadzenia, ale z pominięciem formalnego, kodeksowego trybu (np. e-mailem, telefonicznie czy poprzez nieuprawnione do tego osoby). W obecnych czasach, w dobie dynamicznie rozwijającej się informatyzacji, także w strukturach korporacyjnych udziałowcy coraz częściej decydują się ułatwiać procedurę zwołania zgromadzenia, nie angażując w to innych organów (w szczególności zarządu). Szczególnie w okresie pandemii tego typu postępowanie znajduje rację bytu.
Ustawodawca przewidział prawną regulację takich sytuacji w art. 240 k.s.h., zgodnie z którym „uchwały można powziąć pomimo braku formalnego zwołania zgromadzenia wspólników, jeżeli cały kapitał zakładowy jest reprezentowany, a nikt z obecnych nie zgłosił sprzeciwu dotyczącego odbycia zgromadzenia lub wniesienia poszczególnych spraw do porządku obrad.” Z treści tej regulacji wynika, że istnieje możliwość odbycia prawidłowego i w pełni legalnego zgromadzenia wspólników bez konieczności jego zwoływania przez zarząd, pod warunkiem, że obecni wspólnicy:
– reprezentują cały kapitał zakładowy (w praktyce zatem chodzi o osobiste spotkanie wszystkich wspólników lub ich pełnomocników)
– jednomyślnie wyrażą zgodę do odbycia takiego zgromadzenia.
Należy jednak odróżnić sprzeciw wspólnika dotyczący odbycia zgromadzenia jako takiego od sprzeciwu co do wniesienia poszczególnych spraw do porządku obrad. Innymi słowy, jeśli wszyscy wspólnicy wyrazili zgodę na odbycie zgromadzenia i wniesienie do porządku obrad sprawy dotyczącej np. podziału zysków, wówczas uchwała w tym przedmiocie będzie ważna. Równocześnie, jeżeli wszyscy wspólnicy wyrazili zgodę na odbycie zgromadzenia, lecz choćby jeden z nich sprzeciwił się wniesieniu do porządku obrad sprawy dotyczącej rozpatrzenia i zatwierdzenia sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy, wówczas uchwała w tej kwestii nie będzie skuteczna.
Jeśli zatem którykolwiek z obecnych wspólników sprzeciwi się odbyciu zgromadzenia, wówczas jakiekolwiek podjęte na nim uchwały z mocy prawa okażą się nieważne. Mogą one podlegać zaskarżeniu – jako sprzeczne z ustawą – poprzez wytoczenie przeciwko spółce powództwa o stwierdzenie nieważności uchwały (art. 252 § 1 k.s.h.). W orzecznictwie wskazano bowiem, że „naruszenia przepisów o odbywaniu zgromadzeń bez formalnego zwołania (art. 240 KSH) należy zaliczyć do tego rodzaju naruszeń przepisów normujących sposób podejmowania uchwał, które zawsze, tj. w okolicznościach każdego konkretnego przypadku, są doniosłe z punktu widzenia treści podjętej uchwały, tzn. mogły mieć istotny wpływ na jej treść” (zob. wyrok SN z 30 kwietnia 2019 r., I CSK 62/18, Legalis nr 1920534). Przyjęcie odmiennego poglądu mogłoby w praktyce, w skrajnym przypadku skutkować pozbawieniem niektórych wspólników istotnego prawa korporacyjnego polegającego na braniu udziału w zgromadzeniu wspólników (wyrok SA w Warszawie z 3 października 2012 r., I ACa 265/12, Legalis nr 730819).
Sprzeciw wobec odbycia zgromadzenia
Wspólnik zainteresowany tym, aby zgromadzenie nie odbyło się w trybie nieformalnym, zobowiązany jest złożyć sprzeciw. Rzecz jasna, samo jego złożenie (brak zgody) z mocy prawa powoduje, że takie zgromadzenie nie może się odbyć, a wszelkie podejmowane na nim uchwały są nieważne. Niejednokrotnie zdarza się jednak, że pomimo braku wyraźnej zgody na odbycie zgromadzenia, nie tylko ma ono miejsce, lecz nawet są na nim podejmowane określone uchwały.
Pamiętać należy, że sprzeciw należy złożyć niezwłocznie po otwarciu zgromadzenia, ponadto jeszcze przed przejściem do realizacji porządku obrad. Niezachowanie wskazanego terminu prowadzi do utraty uprawnienia do oprotestowania całego zgromadzenia (wyrok SA w Krakowie z 31 sierpnia 2016 r., I ACa 514/16, Legalis nr 1543859). Sprzeciw ponadto powinien zostać zaprotokołowany (art. 248 § 2 k.s.h.).
Co jednak istotne, nawet jeśli wspólnik nie złożył sprzeciwu co do odbycia zgromadzenia, może zaskarżyć powziętą na nim uchwałę w drodze powództwa o jej uchylenie lub stwierdzenie nieważności. Powinien jednak głosować przeciwko takiej uchwale, a następnie żądać zaprotokołowania sprzeciwu (art. 250 pkt 2 k.s.h.).
Czy uchwała podjęta z naruszeniem art. 240 k.s.h. może być uznana za nieistniejącą?
W praktyce orzeczniczej pojawił się problem, w jaki sposób ocenić uchwały obarczone rażącymi wadami, które de facto powinny prowadzić do uznania takiego aktu wewnątrzkorporacyjnego nie tyle za nieważny, co wręcz za nieistniejący. Rozstrzygnięcie tej kwestii ma niebagatelne znaczenie dla wyboru drogi ochrony prawnej – czy wytoczyć powództwo o stwierdzenie nieważności uchwały (zgodnie z k.s.h.), czy powództwo o ustalenie jej nieistnienia na podstawie art. 189 Kodeksu postępowania cywilnego?
Sąd Najwyższy w wyroku z 12 grudnia 2008 r. (II CNP 82/08, Legalis nr 589168) stwierdził, że „w określonych sytuacjach uchwała wspólników może być uznana za nieistniejącą”. Jako przykład wskazano chociażby samorzutne zwołanie przez grupę wspólników bez zachowania wymaganej procedury, z wyjątkiem określonym w art. 231 KH (obecnie art. 240 KSH). Z kolei w postanowieniu z 25 sierpnia 2016 r. (V CSK 694/15 Legalis nr 1514858) Sąd Najwyższy wskazywał, że „przypadki uchwał nieistniejących są kategorią odmienną od uchwał sprzecznych z prawem; charakteryzuje je przy tym tak drastyczny, krańcowy stopień natężenia wadliwości, że usprawiedliwia to uznanie ich za nieistniejące, a więc za niewywołujące żadnych skutków prawnych ab initio. Istota uchwały nieistniejącej polega na tym, że nie wywiera ona żadnych skutków prawnych, a więc w rozumieniu prawnym uznaje się, że ona nie istnieje i nie istniała nigdy. Utożsamianie zatem uchwał nieistniejących ze statusem prawnym uchwały sprzecznej z prawem jest nieusprawiedliwione.”
Z powyższego wynikałoby zatem, że samo podjęcie uchwały z naruszeniem przepisów o odbywaniu zgromadzeń bez formalnego ich zwołania (art. 240 k.s.h.) – co do zasady – przesądza o nieważności, ale nie o nieistnieniu takiego aktu. Na aprobatę zasługuje zatem wyrok SA w Krakowie z 27 czerwca 2017 r. (I ACa 1844/16, Legalis nr 1772330), który – choć odnosił się do walnego zgromadzenia w spółce akcyjnej – powinien być analogicznie stosowany także do zgromadzenia wspólników w spółce z o.o. W treści orzeczenia wskazano, że „nieprawidłowe zwołanie zgromadzenia nie powoduje więc automatycznie nieistnienia podjętych na takim zgromadzeniu uchwał lecz co do zasady tylko powoduje możliwość ich wzruszenia. By przyjąć nieistnienie uchwały wadliwość więc zwołania musi być tak daleko idąca, że zebrania (nawet przeprowadzonego z udziałem części akcjonariatu) nie można uznać za Walne Zgromadzenie Akcjonariuszy.” Wyrok ten otwiera zatem „furtkę” do uznania uchwał podjętych na (wadliwie) nieformalnie zwołanych obradach za nieistniejące pod warunkiem, że trudno takie zgromadzenie uznać w ogóle za zgromadzenie wspólników. Przykładowo chodzić może np. o sytuację, gdy w spółce, w której występuje 5 wspólników, z których 1 z nich dysponuje pakietem 90% udziałów, wspólnicy spontanicznie spotykają się w siedzibie spółki, a wspólnik większościowy zmusza pozostałych udziałowców do uznania takiego spotkania za zgromadzenie, na którym następnie podejmowane są uchwały.
Trudno w powyższej sytuacji ocenić takie spotkanie za kodeksowe zgromadzenie wspólników i – jak się wydaje – w takim wypadku „pokrzywdzeni” wspólnicy mniejszościowi mogliby wytoczyć przeciwko spółce powództwo o ustalenie nieistnienia uchwały, zgodnie z art. 189 k.p.c. Należy jednak podchodzić do tego typu rozwiązań ostrożnie, aby nie narazić się na oddalenie powództwa, względnie formułować w pozwach żądania ewentualne o ustalenie nieważności wadliwych aktów.
W jaki sposób przeciwdziałać blokowaniu zgromadzenia?
Choć regulacja z art. 240 k.s.h. ma charakter raczej wyjątkowy, a zasadą powinno być organizowanie zgromadzenia wspólników przez zarząd, to nie należy bagatelizować prawnego znaczenia nieformalnego zwoływania obrad (bez udziału organu zarządzającego). Nieustanne utrzymywanie formalnego trybu w spółkach, gdzie kilku wspólników regularnie spotyka się i chce podejmować szybkie i ważne dla funkcjonowania spółki decyzje, stanowiłoby nadmierne utrudnienie. Niejednokrotnie jednak zdarza się, że niemal wszyscy udziałowcy chcą organizować zgromadzenie w „nieformalnym” trybie, lecz część z nich, bez racjonalnego powodu, nie wyraża na to zgody.
Receptą na taki stan rzeczy mogą być stosowne postanowienia zawarte w umowie spółki. Przykładowo, uporczywe blokowanie zgromadzeń zwoływanych w nieformalnym trybie można określić jako przyczynę przymusowego umorzenia udziałów (art. 199 k.s.h.). W takiej sytuacji udziałowiec, którego taki zapis dotyczy, mógłby zostać w praktyce „ukarany” za utrudnianie prowadzenia spraw spółki i to bez udziału sądu, a w przypadku całkowitego umorzenia wszystkich udziałów – nawet wykluczony ze spółki.
W dalszej kolejności, jeśli umowa spółki nie zawiera przedstawionego wyżej postanowienia, wspólnicy mogliby poszukiwać ochrony na drodze sądowej i wytoczyć powództwo o wyłączenie wspólnika (art. 266 k.s.h.). W takiej sytuacji konieczne byłoby jednak wykazanie przed sądem, że notoryczne blokowanie zgromadzenia wspólników – zwoływanego w trybie art. 240 k.s.h. – stanowi ważną przyczynę do wykluczenia destrukcyjnego dla spółki wspólnika. W praktyce jednak – z uwagi na wyjątkowy charakter regulacji z art. 240 k.s.h. i zasady zwoływania obrad przez zarząd – poszukiwanie ochrony na drodze sądowej może okazać się bezskuteczne.
Jeśli zatem powyższe rozwiązania nie przyniosą pożądanego dla większości wspólników (i de facto spółki) efektu, wówczas konieczne będzie dochowanie standardowego (formalnego) trybu zwołania zgromadzenia w taki sposób, aby pomimo uprzedniego sprzeciwu jego organizacji – mogło się ono odbyć w pełni legalnie i bez ryzyka nieważności podjętych uchwał. W takiej sytuacji zarząd (rada nadzorcza, komisja rewizyjna lub inny uprawniony podmiot) powinien wysłać – z co najmniej dwutygodniowym wyprzedzeniem – do wspólników listy polecone lub przesyłki nadane pocztą kurierską z zaproszeniem do udziału w obradach (art. 238 § 1 k.s.h.). Zamiast listu poleconego lub przesyłki nadanej pocztą kurierską, zawiadomienie może być wysłane wspólnikowi na adres do doręczeń elektronicznych albo pocztą elektroniczną, jeżeli uprzednio wyraził na to pisemną zgodę, podając adres, na który zawiadomienie powinno być wysłane. W zaproszeniu należy oznaczyć dzień, godzinę i miejsce zgromadzenia wspólników oraz szczegółowy porządek obrad. W przypadku zamierzonej zmiany umowy spółki należy wskazać istotne elementy treści proponowanych zmian (art. 238 § 2 k.s.h.). Z kolei w sytuacji, gdy udział w zgromadzeniu wspólników następuje przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, w zawiadomieniu należy dodatkowo zamieścić informacje o sposobie uczestniczenia w tym zgromadzeniu, wypowiadania się w jego trakcie, wykonywania na nim prawa głosu oraz wniesienia sprzeciwu od podjętej wówczas uchwały bądź uchwał (art. 238 § 3 k.s.h.).
Podsumowując, w mniejszych spółkach z o.o. nieformalny tryb zwoływania zgromadzeń może stanowić użyteczne rozwiązanie praktyczne. Nie tylko przyspieszy proces decyzyjny w spółce, lecz przede wszystkim może zapewnić jej należyte funkcjonowanie, zwłaszcza kiedy konieczne jest podejmowanie szybkich decyzji bez oczekiwania na działania zarządu czy innych organów zwołujących.