Pani Katarzyna wyjechała do Stanów Zjednoczonych. Żyje i pracuje tam od lat. Cała rodzina Pani Katarzyny mieszka w Polsce. Po śmierci rodziców Pani Katarzyny jej rodzeństwo chciało uporządkować sprawy spadkowe i stwierdzić nabycie spadku po rodzicach. Jednak w trudnej sytuacji pandemicznej Pani Katarzyna nie mogła przyjechać do Polski, aby stawić się u notariusza bądź w Sądzie.
Stwierdzenie nabycia spadku po zmarłej osobie może nastąpić albo po przeprowadzeniu postępowania sądowego, albo przed notariuszem, który sporządzą akt poświadczenia dziedziczenia. Akt poświadczenia dziedziczenia może zostać sporządzony przed każdym notariuszem w kraju. Czynność ta jest poprzedzona sporządzeniem dokumentu protokołu dziedziczenia oraz ewentualnie (jeżeli występuje taka konieczność) dokumentu otwarcia i ogłoszenia testamentu. Powyższe dokumenty nie mogą zostać sporządzone przez konsula, gdyż zgodnie z przepisem art. 30 ustawy Prawo konsularne, konsul nie może sporządzić aktu poświadczenia dziedziczenia, nie przyjmuje wykazu inwentarza, nie dokonuje czynności dotyczących europejskich poświadczeń spadkowych oraz nie sporządza elektronicznych wypisów i wyciągów z aktów notarialnych.
Nie wyklucza to jednak udziału konsula w szczególnej procedurze sporządzania aktu poświadczenia dziedziczenia w sprawach o charakterze międzynarodowym.
Ustawa Prawo o notariacie daje możliwość sporządzenia aktu poświadczenia dziedziczenia bez jednoczesnego stawienia się wszystkich spadkobierców u notariusza. Jest to znaczące odstępstwo od zasady obecności wszystkich zainteresowanych spadkiem przy sporządzaniu aktu poświadczenia dziedziczenia i obarczone jest szczegółowymi restrykcjami.
W przypadku braku możliwości stawienia się wszystkich spadkobierców w kancelarii notarialnej, na wniosek jednego z nich notariusz może sporządzić projekt protokołu dziedziczenia. Taki projekt protokołu dziedziczenia musi następnie zostać potwierdzony przez wszystkich spadkobierców. Potwierdzenie to może nastąpić u notariusza sporządzającego projekt w innym czasie lub u innego notariusza w kraju. Jednocześnie wszyscy spadkobiercy muszą wyrazić zgodę na spisanie protokołu dziedziczenia. Dopiero po wyrażeniu zgody przez wszystkich spadkobierców, notariusz przy obecności co najmniej jednego spadkobiercy, sporządza protokół dziedziczenia oraz akt poświadczenia dziedziczenia.
W przypadku Pani Katarzyny wizyta u notariusza w Polsce, w innym czasie lub w innym mieście, również nie jest rozwiązaniem problemu. Przepisy jednak pozwalają rozwiązać i taką sytuację. Oświadczenie o potwierdzeniu danych zawartych w projekcie protokołu dziedziczenia może zostać złożone również przez Konsulem Rzeczypospolitej Polskiej. Ważne, aby Konsul posiadał pisemne upoważnienie udzielone przez Ministra Sprawiedliwości (art. 28 ust 3 ustawy Prawo konsularne). Oczywiście powyższa procedura wydłuża czas przyjęcia spadku, jednak umożliwia jego przeprowadzenie pomimo trudności w stawieniu się wszystkich spadkobierców u notariusza w jednym czasie i miejscu. Przed przystąpieniem do sporządzenia projektu protokołu dziedziczenia, należy skontaktować się z najbliższą placówką konsularną i ustalić czy Konsul posiada odpowiednie upoważnienie do przyjęcia oświadczenia o potwierdzeniu danych zawartych w projekcie protokołu.