13 października 2022 roku weszły w życie przepisy ustawy nowelizującej kodeks spółek handlowych. Spora zmiana dotyczy zarządów spółek kapitałowych.
Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością
Rozpocznijmy od spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. W pierwszej kolejności warto zaznaczyć, iż dotychczas odwołany członek zarządu mógł być wezwany do złożenia wyjaśnień w toku przygotowania sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego. Zgodnie z nowymi przepisami, każdy były członek (a więc nie tylko ten odwołany) jest uprawniony i obowiązany do złożenia wyjaśnień w toku sporządzania sprawozdania zarządu z działalności już nie tylko samej spółki, ale również zarządu (czyli np. sprawozdanie dotyczące funkcjonowania Prezesa i jego zastępców), a także do udziału w zgromadzeniu wspólników zatwierdzającym te sprawozdania, chyba że wspólnicy w uchwale zgromadzenia wspólników stwierdzą inaczej. W praktyce poszerza to krąg osób możliwych do wezwania, ale także zakres przedmiotowy – nie będą brane pod uwagę wyłącznie sprawozdania zarządu z działalności spółki i finansowe, ale również pozostałe sprawozdania, w których taki były członek zarządu brał udział.
Protokołowanie uchwał zarządu
Dotychczas uchwały podejmowane przez zarząd nie były protokołowane. Po wejściu w życie nowelizacji, określono taki obowiązek, ale również treść, tzn. co taki protokół musi zawierać. Obowiązek protokołowania dotyczy wszelkich podejmowanych przez zarząd uchwał, także online. Protokół musi zawierać: porządek obrad, imiona i nazwiska obecnych członków zarządu i liczbę głosów oddanych na poszczególne uchwały, a także ewentualne zdania odrębne i w razie potrzeby umotywowanie. Protokół musi podpisać co najmniej członek zarządu prowadzący posiedzenie lub zarządzający głosowanie, chyba że umowa spółki lub regulamin zarządu stanowią inaczej.
Staranność członka zarządu
Kolejna zmiana dotyczy należytej staranności. W uchylonym art. 293 §2 k.s.h. oznaczono niższy miernik „staranności”. Po nowelizacji, zgodnie z art. 2091 k.s.h. członek zarządu ma przy wykonywaniu swoich obowiązków dołożyć staranności wynikającej z zawodowego charakteru działalności, co obejmuje przede wszystkim szeroką wiedzę na temat funkcjonujących w spółce procesów organizacyjnych, finansowych, kierowania zasobami ludzkimi, jak i na temat samego prawa i zawiłości z nim związanych. Wprawdzie dotychczas w orzecznictwie staranność członka zarządu była oceniana rygorystycznie (np. wyroki o sygn. Akt I ACa 1157/13, I Aga 63/18, czy I ACa 20/15), to ustawodawca w końcu wprost rozszerzył należytą staranność. Ponadto, zmianie uległ obowiązek zachowania tajemnic spółki. Od teraz ma on charakter bezterminowy, a więc dotyczy także byłych członków zarządu. I warto zaznaczyć, że „tajemnica spółki” obejmuje znacznie więcej informacji, niż „tajemnica przedsiębiorstwa”, a takie tajemnice mogą dotyczyć m.in. sposobu zarządzania, organizacji wewnętrznej i struktur w spółce, choć katalog jest otwarty. Słowem: milczenie jest złotem.
Podobny obowiązek dołożenia staranności wynikającej z zawodowego charakteru działalności przewidziano dla członka rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej, w art. 2141 k.s.h. Ponadto, ustawodawca ustanowił obowiązek lojalności wobec spółki explicite dla członków zarządu, rady nadzoru oraz komisji rewizyjnej.
Ryzyko gospodarcze
W art. 293 §3 k.s.h. określono, że członek zarządu, rady nadzorczej, komisji rewizyjnej oraz likwidator nie narusza obowiązku dołożenia staranności zawodowej jeśli działał granicach uzasadnionego ryzyka gospodarczego. Kluczowym przy ocenie, czy taka osoba poniesie odpowiedzialność, czy nie, będzie staranna ocena analiz i opinii, z jakich korzystała przy podejmowaniu decyzji.
Obowiązki rady nadzorczej
Rada nadzorcza ma obowiązek składania zgromadzeniu wspólników corocznego pisemnego sprawozdania z wyników ocen: (1) sprawozdań: zarządu z działalności spółki oraz finansowego za ubiegły rok obrotowy, (2) wniosków zarządu dot. podziału zysku lub pokrycia straty, a także pisemnego sprawozdania z działalności rady nadzorczej za ubiegły rok obrotowy. Znacznie rozszerzono katalog uprawnień rady nadzorczej przy dokonywaniu powyższych ocen, od teraz może ona m.in. żądać od zarządu przekazania wszelkich informacji, dokumentów. Sprawozdań lub wyjaśnień dotyczących spółki. Żądane informacje mogą nawet dotyczyć spółek zależnych oraz powiązanych. Termin na przekazanie radzie nadzorczej danych informacji jest dość krótki, bowiem maksymalnie 2-tygodniowy od dnia zgłoszenia żądania wydania chyba, że w żądaniu rada nadzorcza określi dłuższy termin. Od teraz rada nadzorcza ma również obowiązek zapewnienia miejsca w posiedzeniu dot. badania ustawowego sprawozdania finansowego spółki biegłemu rewidentowi. Ma go także poinformować o terminie, miejscu posiedzenia, a sam biegły rewident lub inny przedstawiciel firmy audytorskiej przedstawi radzie nadzorczej sprawozdanie z przeprowadzonego przez nią badania, a także odpowie na ewentualne pytania.
Rada nadzorcza może również na mocy art. 2191 k.s.h. powołać doraźny lub stały komitet rady nadzorczej, który ma uprawnienia przy ocenie podobne do tych opisanych w poprzednim akapicie, choć rada nadzorcza może ten katalog zmienić.
Ustawodawca w końcu wyraźnie wskazał kompetencje przewodniczącego rady nadzorczej w art. 2211 k.s.h. Co do zasady, posiedzenia rady nadzorczej mają być zwoływane w razie potrzeb, ale minimum raz na kwartał w danym roku obrotowym. Posiedzenie takie można również zwołać ad hoc, czyli doraźnie, bez formalnego zwołania, ale przy zgodzie wszystkich członków rady nadzorczej i przy braku sprzeciwu od wniesienia którejkolwiek ze spraw do porządku obrad na takim doraźnym posiedzeniu. To samo tyczy się komisji rewizyjnej. Posiedzenia rady nadzorczej są protokołowane, a mają tu zastosowanie te same przepisy, co w przypadku protokołów zarządu. W końcu samo głosowanie jest po nowelizacji jawne chyba, że umowa spółki lub regulamin rady nadzorczej stanowią inaczej. Uchwały zapadają bezwzględną większością głosów, chyba, że umowa spółki stanowi inaczej. Większości nie można określić w regulaminie rady nadzorczej. Przepisy o sprzeczności interesów z art. 209 k.s.h. stosuje się odpowiednio.
Bliźniacze zmiany dotyczą zarówno prostej spółki akcyjnej, jak i pozostałych spółek kapitałowych, przy odpowiedniej zmianie organów (np. w prostej spółce akcyjnej będzie mowa m.in. o radzie dyrektorów lub jej komitecie).
Poważne zmiany
Reasumując, zmiany wprowadzone w wyniku nowelizacji są daleko idące. Rada nadzorcza w końcu zyskała realne instrumenty w badaniu zgodności podejmowanych przez zarząd decyzji z interesem spółki. Został zwiększony zakres odpowiedzialności członków zarządów, czy rady dyrektorów. Wyraźnie wskazano bezterminowy charakter obowiązku zachowania tajemnicy spółki, a organy po nowelizacji mają w końcu narzędzia, by wymiana informacji między nimi była wyraźna, często wyrażona na piśmie. Należy ponadto zauważyć, iż gro przepisów nowelizacji dotyczy holdingów i grup spółek, o czym również wkrótce dowiecie się z naszego bloga!