W obrocie międzynarodowym posługiwanie się dokumentami np. do celów dowodowych w postępowaniu sądowym jest bardzo powszechne. Problemy pojawiają się, gdy organy danego państwa nie uznają autentyczności dokumentu urzędowego. Apostille jest formą poświadczenia dokumentu. Ma ono urzędowy charakter, a dzięki opatrzeniu dokumentu apostille możliwe jest użycie jej w kraju obcym. Apostille jest uznawana przez ponad 120 państw, a z punktu widzenia prawa spadkowego jest o tyle istotne, że często zdarza się, że spadkodawca na przykład mieszkał za granicą, przez co akty stanu cywilnego mogą być wydane przez państwo inne niż Polska. Sytuacja działa również odwrotnie, kiedy to polski dokument należy opatrzyć w apostille tak, by organ zagraniczny miał pewność co do oryginalności jego wydania przez organ państwowy w Polsce.

Apostille

Każdy dokument może zostać opatrzony tzw. klauzulą apostille, która wskazuje, że jest autentyczny – a więc, że rzeczywiście dany organ lub instytucja państwowa wydała właśnie taki dokument, dokładnie o danej treści, jednak dany kraj musi być stroną konwencji haskiej z 1961 roku znoszącej wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych. Wówczas właściwy organ państwa, z którego pochodzi dokument opatruje go klauzulą apostille (art. 3 konwencji). Wzór takiego poświadczenia stanowi załącznik do konwencji.  Warto zaznaczyć, że nie każde państwo jest stroną konwencji. Dokładna lista jest dostępna na stronie internetowej Haskiej Konferencji Prawa Prywatnego Międzynarodowego: https://www.hcch.net/en/instruments/conventions/status-table/?cid=41

Wydanie apostille

Apostille jest wydawana na wniosek osoby, która podpisała dokument lub posiadacza dokumentu. Apostille może poświadczać zarówno autentyczność podpisu i dokumentu, jak i tożsamość pieczęci lub stempla, którym opatrzono taki dokument. Stemple na apostille są zwolnione z dalszego poświadczenia. W Polsce apostille ma postać specjalnej naklejki opatrzonej odręcznym podpisem urzędnika, specjalnym hologramem i pieczęcią urzędową.

Na jakich dokumentach wydawana jest apostille?

W szerokim ujęciu w Polsce apostille wydawane są na wszystkich dokumentach urzędowych. Należy tu wskazać przede wszystkim akty stanu cywilnego, a więc m.in. akt urodzenia, akt zgonu, czy akt małżeństwa, oryginał tłumaczenia przysięgłego, akty notarialne, dokumenty sądowe, dokumenty wydane przez uczelnie wyższe, w tym przede wszystkim dyplomy i suplementy do nich, świadectwa szkolne, zaświadczenie o niekaralności, dokumenty tzw. kwalifikacji w zawodach medycznych – dotyczą przede wszystkim osób uprawnionych do wykonywania zawodu na podstawie rodzimych, polskich przepisów prawa, odpisów z Krajowego Rejestru Sądowego, odpisy z CEIDG, a także dokumenty handlowe, niemniej uprzednio poświadczone przez Krajową Izbę Gospodarczą.

Czy apostille jest zawsze wymagana?

Przede wszystkim w przypadku aktów stanu cywilnego takich, jak akt urodzenia, zgonu, małżeństwa, poświadczenia imienia i nazwiska, separacji, rozwodu lub unieważnienia małżeństwa, pochodzenia dziecka, przysposobienia, obywatelstwa lub świadectwo o byciu niekaranym, organy państw członkowskich UE nie mogą wymagać apostille. Warto o tym pamiętać przede wszystkim, gdy chcemy załatwić sprawy za granicą w państwie należącym do Unii Europejskiej.

Co jeśli państwo nie uznaje apostille?

W przypadku, kiedy dane państwo nie uznaje apostille jako poświadczenia autentyczności, wymagane będzie zalegalizowanie dokumentu.